Quelles sont les bonnes pratiques de la gestion des objets trouvés ?

Optimisez vos stocks

La gestion des stocks des objets trouvés peut vite devenir un réel casse-tête. Lorsque les biens s’accumulent, il est facile de se retrouver débordés s’ils ne sont pas triés correctement. Si vous n’utilisez pas PeeK’in, voici quelques astuces simples mais efficaces permettant de gérer au mieux votre stock et ainsi réduire le risque d’erreur :

• Notez sur un post-it toutes les informations de découverte de l’objet et apposez-le sur l’objet. Ou idéalement mettez-le dans un sachet plastique réutilisable,
• Triez vos objets par mois dans un seul et même carton si possible pour les retrouver facilement,
• Séparez les objets de valeur des objets « classiques » afin de mettre en sécurité les objets précieux,
• Créez une liste Excel des objets stockés par mois et collez-la sur chaque carton correspondant. Lorsque vous sortez un objet, pensez à mettre à jour la liste et gagnez énormément de temps en recherches.

Ces techniques demandent une organisation collective avec une bonne communication entre personnel. Mais si elles sont respectées, elles vous permettront de gagner un temps considérable dans la gestion de vos stocks.

Faites des objets trouvés une source de satisfaction client

Avec une bonne organisation et en utilisant les outils adaptés, la gestion des objets trouvés peut se transformer en une réelle valeur ajoutée auprès de vos clients.

• Si vous décidez de contacter un client qui a oublié quelque chose, faites-le le plus vite possible. Votre réactivité sera alors remarquée, et vue comme une marque d’excellence dans votre service. Cela peut également permettre à votre client de récupérer son objet plus rapidement s’il n’est pas loin.
• Prévoyez une date de restitution avec le propriétaire et préparez l’objet en amont pour lui remettre rapidement le jour J.
• Optimisez votre fichier Excel ou autre tableur : pré-formatez le champ de date, enregistrez la liste du personnel pour n’avoir plus qu’à sélectionner la bonne personne et prévoyez une colonne avec plusieurs statuts pré-enregistrés à sélectionner (par exemple trouvé / stock / coffre / restitué / déstocké). Ainsi, le remplissage d’informations prendra moins de temps.
• Enregistrez des informations complètes pour être en mesure de répondre rapidement à un client : date de découverte, lieu, nom de la personne qui l’a trouvé et, surtout, un titre clair et précis avec marque et couleur…

Nombre de professionnels voient les objets trouvés comme un sujet pénible et sans intérêt. Il s’agit pourtant d’une occasion de rendre service à vos clients en leur laissant une bonne impression post-séjour et donc une opportunité de les fidéliser. Quand on sait que plusieurs millions d’objets sont retrouvés chaque année en France par les professionnels et que la majorité des établissements ne contactent pas régulièrement les propriétaires d’un bien retrouvé, une bonne gestion des objets trouvés peut être une attention particulière, source de satisfaction client.

Gérez le paiement de l’expédition sans stress

La prise en charge des frais d’expédition est souvent un sujet délicat entre le client et le professionnel :

• Le client ne comprend pas toujours qu’il doive prendre ces frais en charge, partant du principe que cela devrait faire partie de la prestation.
• Le montant des frais peut être source de désaccord et donner lieu à une négociation.
• Le mode de paiement, et le fait qu’il doit être fait avant l’expédition, sont des sources supplémentaires de discussions.

Si vous êtes un utilisateur PeeK’in, cette action délicate est prise en charge par l’application : plus besoin de négocier. Dans le cas contraire, nous vous suggérons d’éviter d’aborder les frais d’expédition par téléphone, mais plutôt par mail. Indiquez dans un mail récapitulatif l’adresse d’expédition, le mode d’envoi et le coût. Et ajoutez-y un mode de règlement simple, comme le virement bancaire ou PayPal. Cela vous évitera de débiter la carte bancaire de votre client, pratique qui n’est pas recommandée.

Vous connaissez maintenant des astuces pour gérer au mieux les objets perdus par vos clients, et vous savez comment expédier un objet trouvé à son propriétaire de manière professionnelle. Vous pouvez désormais faire des objets trouvés un levier de satisfaction client !